Las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración autonómica permiten a los ciudadanos obtener seguridad jurídica y administrativa ante cualquier trámite que realicen, ofreciendo transparencia y eficacia, y acreditando legalmente los plazos temporales establecidos para cualquier procedimiento
Una oficina de asistencia en materia de registros es un lugar físico que tiene como función principal recibir, digitalizar y gestionar la documentación presentada por los ciudadanos o las empresas. La Junta de Castilla y León cuenta actualmente 214 oficinas de este tipo, 114 de las cuales se encuentran en el medio rural. La alta implantación de estas oficinas en los pueblos de Castilla y León resulta fundamental para seguir ofreciendo un servicio público de calidad a todos los ciudadanos la Comunidad, residan donde residan.
Una de las características más importantes del sistema de registro de la Junta de Castilla y León, y que resulta más útil para el día a día de los ciudadanos y sus relaciones con la Administración, es su adhesión al conocido como Sistema de Interconexión Registral (SIR). Esta herramienta permite a los ciudadanos presentar en las oficinas de la Junta documentación destinada a otras administraciones públicas, como la local o la Administración General del Estado. Asimismo, este sistema permite a la Junta de Castilla y León recibir la información que los ciudadanos hayan presentado en otras administraciones públicas adscritas al sistema y que vaya destinada a la autonómica.
Además, la Junta facilita la localización de la oficina de asistencia más cercana al interesado a través de la aplicación de móvil OF@R, la cual, además de ofrecer toda la información geográfica y de contacto de cada oficina, muestra los diferentes servicios que presta al ciudadano.
Dentro de estos servicios, destaca el registro administrativo de documentación que los ciudadanos pueden realizar en cualquiera de estas 214 oficinas. El consejero de la Presidencia, Luis Miguel González Gago, ha visitado la Oficina General de Asistencia en materia de Registros de Soria, provincia en la que hay un total de 19 oficinas autonómicas a disposición del ciudadano, y donde se ha interesado especialmente por el funcionamiento de este servicio público y por las garantías que ofrece al ciudadano.
El consejero ha explicado que “el acto de registro de un documento resulta fundamental para cumplir con los términos legales y evitar posibles conflictos o retrasos, protegiendo al ciudadano y a la administración, y reforzando la confianza en el proceso”. En efecto, cuando un empleado público de la Junta de Castilla y León registra un documento en una de estas oficinas a petición de un usuario, el sistema electrónico genera constancia de la fecha y la hora de su presentación por parte del ciudadano, y también un número de referencia irrepetible, que cataloga y distingue el trámite específico para facilitar su seguimiento. Este proceso es especialmente útil a la hora de validar la oficialidad de un documento, y también para valorar el cumplimiento de los plazos administrativos, ofreciendo confianza y seguridad al ciudadano.
Solo durante el año pasado, las oficinas de asistencia en materia de registros de la Junta de Castilla y León contabilizaron 2,14 millones de asientos registrales, es decir, de inscripciones de documentos en su sistema. Estas inscripciones pueden realizarse de forma presencial en las oficinas, lo cual es especialmente útil para los ciudadanos que no cuenten con un nivel elevado de manejo informático, pero también de manera telemática a través de la web www.tramitacastillayleon.jcyl.es (cauce obligatorio, en este caso, para el registro de documentos por parte de empresas) ofreciendo al usuario la misma fehaciencia y fiabilidad que en el caso del registro presencial en una oficina.
El Sistema de Interconexión Registral
Este sistema, que en el día de hoy cumple ocho años de implantación en la Junta de Castilla y León, es especialmente utilizado por los ciudadanos para presentar documentación referente a la solicitud de ayudas para la vivienda, para recibir asistencia por parte de los Servicios Sociales o para participar en procesos selectivos de empleo público. Por ejemplo, una persona residente en Castilla y León puede acercarse a una de las oficinas de la Junta que cuente con Sistema de Interconexión Registral para presentar la documentación necesaria para participar en un proceso selectivo de empleo público del Estado. Allí, se le ofrecerá constancia de dicha presentación y se remitirá la documentación, electrónicamente y en cuestión de segundos, directamente a la Administración del Estado.
Este Sistema, por tanto, es sinónimo de comodidad para los ciudadanos, contabilizándose 2,14 millones de asientos registrales realizados por las oficinas de registro de la Junta en 2024. En concreto, Castilla y León se sitúa como la primera comunidad autónoma de España en número de documentos enviados a otras administraciones a través del Sistema de Registro Único, con casi 200.000 en 2024, y con 1.600.000 desde su adhesión a dicho sistema en 2017. La siguiente comunidad autónoma en este ranking es Andalucía, con 735.000 documentos enviados desde su adhesión al sistema.
De este dato, se puede deducir que los ciudadanos de Castilla y León, por comodidad o accesibilidad, en numerosas ocasiones acceden a las oficinas de la Junta de Castilla y León para registrar documentación destinada a las entidades locales, a otras comunidades autónomas, o a la Administración General del Estado. También se desprende que dichos ciudadanos valoran muy positivamente el trabajo de los más de 3.500 empleados públicos de la Junta que utilizan el Sistema de Registro Único.
González Gago ha destacado que “en la presente legislatura, seguiremos consolidando la transformación digital de las oficinas de asistencia en materia de registros, con el objetivo de mejorar la atención a los ciudadanos de Castilla y León, atender a sus demandas, y seguir facilitando sus relaciones con la Administración pública”.
